7 redenen om Excel te gebruiken

Op de site van Irish TechNews staat een al wat ouder artikel van Anne Walsh (auteur van “Your Excel Survival Kit: a guide to surviving and thriving in an Excel world”) over 7 redenen waarom Excel voor heel veel mensen onmisbaar is. Excel kan heel flexibel worden gebruikt. Het beste kan Excel in combinatie worden gebruikt met andere systemen, bijvoorbeeld met een database.

Problemen kunnen optreden wanneer u Excel voor zaken gebruikt waarvoor het niet is bedoeld. En wanneer u in zo’n geval niet de mogelijkheid hebt om te controleren of alles op dat moment wel goed gaat…

(een creatieve vertaling)

01 – Gebruikers willen in hun eigen tijd, op een eigen manier hun data kunnen bekijken. Ze willen eigenlijk liever niet op de vaak druk bezette IT-er wachten…

Hun alternatief? De gegevens in Excel importeren en combineren met een draaitabel, PowerPivot of PowerQuery… één en ander afhankelijk van de versie van Excel…

02 – Haalt u uw gegevens uit verschillende systemen? Moet u achteraf twee (of meer) tabellen met elkaar kunnen vergelijken? Dat kan bijvoorbeeld met VERT.ZOEKEN. Als u uw gegevens op maanden/jaren/landen/kostenplaatsen/etc wilt groeperen, kan dat vaak snel met behulp van een draaitabel. Moet u uw aflopende contracten goed in de gaten kunnen houden? Gebruik een ALS-functie en voorwaardelijke opmaak en u heeft een constant actueel beeld. Als alternatief kunt u uw IT-afdeling vragen dit te doen…..

03- In bijna elke organisatie wordt Excel gebruikt wegens de flexibiliteit en het relatieve gemak waarmee u zaken kunt uitzoeken. In veel kleinere organisaties is er bovendien meestal een Excel King/Queen die Excel-vragen kan beantwoorden.

04 – Excel is enorm flexibel. En dat kan meteen een probleem zijn… Als u een boekhoudsysteem nodig heeft, moet u investeren in een boekhoudprogramma. Als u grote hoeveelheden schone, genormaliseerde gegevens moet vastleggen, investeer dan in een systeem dat daarvoor ontworpen is. Excel was daar nooit voor bedoeld. Het feit dat je het voor iets kunt gebruiken, betekent niet dat je dat zou moeten doen. Veel gebruikers hebben bijvoorbeeld nog nooit met genormaliseerde gegevens gewerkt of relaties tussen tabellen gelegd…

05 – Grote systemen leveren over het algemeen schone data, mits de gebruiker weet waar hij/zij mee bezig is, u kunt Excel gebruiken om deze snel te analyseren, om de vragen te beantwoorden die u heeft m.b.t de uitdagingen binnen uw organisatie.

06 – er is enorm veel online informatie over Excel te vinden. Er zijn fora (forums), video’s op YouTube, video’s op de verschillende sites van Microsoft… bent u ook vaardig in het Engels? Dan is er natuurlijk nog meer te vinden. Veel informatie geeft echter ook meteen het nadeel aan: niet elke site, niet elke video, niet elke uitleg is up-to-date… maar heeft u voldoende tijd? Dan kunt u eenvoudig het internet afstruinen naar handige, gratis informatie. Zoekt u meer specialistische informatie, dan kan het wel wat lastiger worden….

07 – Met de komst van Office 365 is het veel eenvoudiger geworden om binnen Excel samen te werken. Moest je vroeger bij een ‘alleen-leesbestand’ bijna altijd op zoek naar die persoon die het Excel-bestand nog steeds open had staan – en er allang niet meer in aan het werk was – nu het is mogelijk om tegelijk in een Excel-bestand te werken.