Losse documenten na afdruk samenvoegen




Na een Excel training kreeg ik de volgende vraag (over Word, maar dat mocht de pret niet drukken)

Na afdruk samenvoegen worden de samengevoegde brieven in één document geplaatst. Het is echter de bedoeling om elke brief achteraf in ons CRM programma bij elke contactpersoon te hangen. Is het mogelijk om de samengevoegde brieven apart op te slaan? In bijvoorbeeld 100 losse documenten in plaats van één lang document?

Ik heb even moeten googelen… en het kan 😊

De truc van deze oplossing zit in het feit dat u met het gebruik van KOPPEN moet gaan spelen… De optie Overzicht heeft een Kop (Kop1, Kop2, Kop3, etc) nodig om te kunnen werken.

voorbereiding
  • Het begint met de voorbereiding: het maken van een adressenbestand. Dit kan in Outlook. In Word, maar bijvoorbeeld ook in Excel.
  • Wanneer u het adressenbestand heeft gemaakt, kunt u gaan samenvoegen.
  • Klik op het tabblad Verzendlijsten op de knop Afdruk samenvoegen starten.

  • Geef hier aan welke samenvoeging u wilt maken. In dit voorbeeld gaat het om een brief
  • Klik vervolgens op de knop Adressen selecteren.
  • Klik op de knop Bestaande lijst gebruiken. Selecteer uw bestand met adressen.

  • Nu wordt het tijd om de samenvoegvelden in uw brief te plaatsen
  • Klik op de knop Samenvoegvelden invoegen en selecteer de velden die u wilt gebruiken
  • Zet ze op de goede plek
  • Maak uw brief

Stap voor stap
  • Bovenaan uw brief geeft u een regel – met of zonder tekst – de opmaak van een Kop (Kop1, Kop 2, Kop 3, …). Indien nodig verkleint u het lettertype, bijvoorbeeld tot 1 of 2 punten.
  • Ga nu eerst samenvoegen. Klik hiervoor op de knop Voltooien en Samenvoegen
  • Er verschijnt een keuzemenu. Kies hier voor Afzonderlijke documenten bewerken

  • U krijgt een lang document met uw samenvoegbrieven
  • Klik nu op de knop Overzicht op het tabblad Beeld
  • Het tabblad Overzicht verschijnt in beeld

  • Selecteer het hele document, bijvoorbeeld met behulp van CTRL + A
  • Klik nu eerst op de knop Document weergeven
  • En daarna op de knop Maken

  • Nu kunt u de brieven opslaan.
Opmerkingen

Als u de brieven automatisch namen wilt geven van de geadresseerden, kan het nodig zijn om de punten tussen de voorletters weg te laten.

Het is ook mogelijk om de achternaam (eventueel klein) bovenaan de brief te plaatsen. Dan geeft u geen lege regel de opmaak van een kop, maar de achternaam. Bij het samenvoegen worden dan deze achternamen als naam voor de brief gebruikt.

De brief met de eerste naam wordt twee keer aangemaakt. Het eerste document is officieel het hoofddocument. Het tweede document is de brief naar de betreffende persoon.